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googleドライブの使い方!ファイルの共有やスキャン機能・検索機能について

「Google Drive」とは、インターネット上でファイルを共有し、管理ができるgoogleのサービスです。

写真や動画の保存や共有ができ、標準アプリにはgoogleドキュメントやgoogleスプレッドシートがインストールされているので、wordやexcelと同じような使い方もできて、とても便利です。

今回は、そんなgoogleドライブの基本的な使い方について、お話ししていこうと思います。




Googleドライブのメリット

Googleドライブは、個人で使用するにも使いやすいですが、ビジネスシーンで利用されることも多いです。

理由としては、複数人が同時にファイルを編集することができるという点です。ビジネスでは複数が同じファイルを利用して、編集しなくてはいけないことも多いです。

しかし1人が使っていると、他の人は編集できないといったデメリットがありましたが、google driveを利用することによって一度に利用できるというメリットがあります。

google driveの基本的な使い方

google driveの基本操作はとても簡単です。

  1. google driveのアイテムリストにアップロードしたいアイテムを追加します。
  2. アップロードが完了すると、アイテムリストに表示されるようになります。
  3. いくつかのアイテムを追加した場合は、フォルダを作成して整理することも可能です。
  4. 新規ボタンからフォルダを選択し、作成画面になるので、フォルダ名を入力して「作成」を押すだけです。

できたフォルダにアイテムを追加していくだけなので、非常に簡単な操作方法です。



google driveの共有のやり方

google driveの最も大きな特徴である、「アイテムの共有」も簡単に行えます。

通常であれば、メール添付ができないような大容量のファイルでもgoogle driveには保管ができるので、それらのアイテムを複数の使用者で共有ができます。

  1. ファイルリストを表示、共有したいアイテムを選択して「共有アイコン」を押します。(※1)次に、共有したい使用者を選びます。(※2)
  2. 共有権限を閲覧するだけなのか編集もできるのか決め、送信を押します。

※1共有アイコンは人型にプラスマークがついているので、わかりやすいですよ。

※2「他のユーザーと共有」という画面がでてくるので、そこから「ユーザーの追加」の入力ボックスにメールアドレスもしくはグループメールを入力します。もし、組織内で共有するのであれば名前だけでも大丈夫です。

これだけでファイル共有されるので、追加された使用者は編集や閲覧ができるようになります。

きちんと共有されているかどうかは、ファイル名の右側に共有アイコン(複数の人型マーク)が表示されているので、すぐにわかります。

都度、追加や削除も共有設定という場所から、詳細設定を選択するとと簡単にできます。

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その他の便利機能やおすすめの使い方

googleドライブの便利機能やおすすめの使い方

また、意外に便利なのが、スキャン機能です。カメラで撮影した書類をPDFに変換して、ファイルとして保存ができます。

例えば、家計簿をつけている人であれば、領収書をいちいち保管しておく必要はなくなりますし、手紙の置き場に困った時にこうしたPDFファイルとして保存しておくとすっきりさせることができます。

さらに、ファイルの数が多くなってくると、見たいファイルを探すだけでも一苦労という場合がありますが、google driveであれば検索機能が付いているので、日付で検索したりファイル名で検索することができるので、非常に便利です。

おわりに

今回は、Googleドライブの基本的な使い方についてお話ししてきましたが、いかがでしたか?

google driveは、パソコン上のファイルと同じものをクラウド保存でき、共有することもできるので、とても便利です。

今回ご紹介した機能以外にも便利な機能はいろいろあるので、「まだまだ使いこなせていない」という方は、ぜひいろいろ試してみてくださいね。