メールのアーカイブ機能はご存知でしょうか？
実は、とても便利な機能なので、メールをよく使う方は必見です。
今回は、office・gmailのアーカイブについてご紹介させていただきますので、今まだ使っていない方や、これからしようと思っている方にぜひ参考にしていただきたいと思います。
メールアーカイブとは？
メールアーカイブとは、メールそのものは削除をしないまま、受信トレイを整理したいときに使う、メールソフトの基本的な機能の一つになります。
ユーザーの方が、自分でフィルタを作ってメールの振り分けを行うように設定をしたり、迷惑メールとして報告をするなど、ご自身で操作をしない限り、受信トレイにメールがたくさんたまっていってしまいますよね。
受信トレイにもいくつかの分類はありますが、差出人によって振り分けをしたり、重要なメールか、そうでないかを仕分けするには、ご自身にあった設定を変更する必要があります。受信トレイをきれいに整理する一番簡単な方法は、読み終わったものをすべて消してしまうことだと思います。
ですが、受信したメールの中には、重要な内容のものもあって、なかなか削除ができないこともあります。そんな時に、既読メールを、受信トレイの一覧に表示させないようにする機能がこのアーカイブというものになります。
メールアーカイブのメリット
もう二度と読むことのないメールに関しては、その場で削除を行えばいいですが、万が一必要になったときに困るといったメールの内容は結構ありますよね。
そんなメールは時々邪魔に感じてしまいますが、そんな時に、このアーカイブの機能が役に立ちます。該当するメールに関しては、受信トレイから非表示になりますが、いざ必要となった場合はいつでもすべてのメールから見ることができ、検索をかけても表示することができます。
ご自身の使い方ひとつですごく便利な機能だと思います。
メールアーカイブの必要性
メールアーカイブの必要性は、作業効率アップなどのメリットにあります。それ以外にも様々なメリットがあり、主に会社や業務などでは必要性が高くなります。
まずは、ストレージの節約になります。毎日毎日たくさんのメールがやり取りされている会社では、そのメールが着実に増えて、ストレージまでも圧迫してしまいます。そうすると、システムパフォーマンスを低下させてしまう原因になりますので、定期的に対処するべき問題としても上がってきます。
メールのシステムによっては、アーカイブに保存されたメールは、圧迫を避けることが可能ですのですごく効率が良いです。
メールアーカイブを利用されることによって、作業の効率を高めることはもちろん、ストレージの節約にもなるので、その必要性は高いと評価されます。
office365のメールアーカイブについて
パソコン版では画面上に古いアイテムの整理をクリックすると、自動的にアーカイブフォルダにメールが移動するという機能があります。万が一アーカイブのフォルダがない場合においては、自動的に作成してくれます。
Office365にはオンライン機能があり、2つの料金プランがあります。Exchange Onlineというもので、ひとつは月額440円で、メールボックスの容量が50G、インプレースアーカイブ50Gまでとなります。もう一つが月額870円で、メールボックスの容量50G、インプレースアーカイブの容量が無制限となっています。
インプレースアーカイブとは何かといいますと、50Gはちょっとやそっとでは超えるものではありませんが、重い送付ファイルなどを大量に受信される方は、超えてしまう可能性があります。
そこで、重要度の低いものに関しては、どんどんインプレースアーカイブに保存していくという、容量を気にせずに使用できるといった機能になります。
Gmailのメールアーカイブについて
Ｇｍａｉｌのメールアーカイブとは、基本的に受信トレイから選択したメールを非表示にする機能です。受信トレイに表示されなくはなりますが、削除されているわけではありません。携帯電話でも、パソコンでも利用できる画期的なメール管理の機能です。
Ｇｍａｉｌもメールアーカイブは、メールは削除したくないけれど、受信トレイからは移動させたい。既読メールなどを、削除せずに受信トレイ内では非表示にしたいといったときに非常に役立つ機能です。
Ｇｍａｉｌの機能は、携帯電話（スマートフォン）とパソコンでは使い方が異なるので注意が必要です。
おわりに
今回は、メールのアーカイブ機能についてご紹介させていただきましたが、いかがでしたか？
ちょっとした操作で、メールがかなり使いやすくなりますので、ぜひ試してみてくださいね。
