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わかりやすいマニュアルの作り方

わかりやすいマニュアルの作り方

社内の教育用やお客様向けなどで、マニュアルの作成をしないといけないことがありますよね。

指示を受けたものの、初めて作る場合は「どこから作り始めればいいか分からない!」と困ってしまうこともあると思います。

そこで今回は、基本的なマニュアルの作成手順についてお話ししていきたいと思います。




わかりやすいマニュアルの条件

わかりやすいマニュアルって、どういうものだと思いますか?

もちろん、言葉が分かりやすく理解しやすいということは大切ですし、見やすい文字であることも重要でしょう。でも、マニュアルをわかりやすくするために必要な要素は、これだけじゃないんです。

他に必要なもの、それは分かりやすい構成です。文章・文字・レイアウト・構成に配慮して書かれているのが、分かりやすいマニュアルです。



マニュアルの作成手順

マニュアルの作成手順

社内の業務マニュアルの場合、次のような手順で作成すると良いでしょう。

  1. マニュアル作りのスケジュールや仕様を考える
  2. 情報を集める
  3. 分析して整理する
  4. 構成を考える
  5. 完成したらチェックしてもらう
  6. 定期的に改訂していく

1.マニュアル作りのスケジュールや仕様を考える

マニュアル作りが、普段の業務の支障になるようでは困ります。

ですからまずは、マニュアル作りのスケジュールを組みましょう。余裕を持ったスケジュールにしておくと良いです。

  • 読む対象は誰か
  • どこまで詳しく書くか
  • 作成ツールは何を使うか
  • 全体の構成は大体どのような感じか

このようなことも、一緒に考えておくと良いでしょう。

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2.情報を集める

スケジュールが決まったら、早速情報収集に取り掛かりましょう。

もし自分が担当したことの無い業務でしたら、その担当者から話を聞くことは大切です。分かりやすい業務マニュアルを作るためには、その業務に詳しい人の話が必要となります。

3.分析して整理する

情報収集をしっかり行った後は、それを分析していく作業に入りましょう。集めた情報の内、どこまでを載せるのか検討していきます。

情報は不足していてもいけまんし、細かすぎても分かりにくくなります。

4.構成を考える

どこまでマニュアルに記載するか決まったら、いよいよ構成を考えます。

業務マニュアルは基本的に、実際の業務の順番で書かれます。重要な部分メモ程度の部分の書き分け方もしっかり決めておきましょう。

5.完成したらチェックしてもらう

完成したマニュアルは、一度誰かに見てもらってください。作成した人が分かりやすいと思っても、第三者が見たら分かりにくい場合もあるのです。

大切なのは、他の人が読んで分かりやすいと感じてくれることなのです。

6.定期的に改訂していく

マニュアルは、定期的に見直しをするようにしましょう。

見直しの時期は半年でも年度ごとでも良いのですが、業務の効率化にもつながりますので改訂することをおすすめします。



構成の作り方

構成の作り方

構成を決めないまま作り始めてしまうと、まとまりのないマニュアルになってしまいます。
それでは大変分かりにくいので、必ず構成案を考えましょう。

例えば「セミナー開催前の準備についてのマニュアル」でしたら、当日までにやっておくことを時系列に書きあげてみましょう。次々と書ける範囲のものだけでOKです。10秒考えて出てこないようになったら、そこでストップします。

その後は、書き出したものを時系列と担当に分けて書いていけば、大体の構成がまとまるでしょう。

ここで完璧にしなくても大丈夫です。後から改正していくことを考えて、気楽に作ってみましょう。マニュアルというのは、仮運用して見直しを繰り返しながら完成されて行くものなのです。

マニュアル作成のポイントや注意点

マニュアル作成のポイントや注意点

マニュアルを作る時、いくつかのポイントを押さえることで見やすくなりますよ。

それでは、そのポイントを以下に挙げていきます。

  1. 作りやすい部分から始める
  2. 変更することを前提に作る
  3. 文章を工夫し、図解を入れる



1.作りやすい部分から始める

情報収集をしたものの、文章化しにくいものってありますよね。いくら考えてもなかなか書けない場合、マニュアル作りが進みません。

ですから、文章にしやすい部分からどんどん作業を進めていくようにしましょう。

2.変更することを前提に作る

最初から完璧なマニュアルを作ろうと考えると、かなりの時間を費やしてしまうでしょう。

それよりも、今の時点で書ける範囲で分かりやすいマニュアルを作り、その後定期的に変更を加えていくという形にした方が、ずっと効率的なのです。

3.文章を工夫し、図解を入れる

時々読んでいる人の立場になって、読み返してみましょう。誰にでも理解できる文章でしょうか?

また、分かりにくい部分には図解を入れるのもポイントです。

おわりに

今回は、基本的なマニュアルの作成手順についてお話ししてきましたが、いかがでしたか?

きちんと手順を踏んで進めていけば、初めてでも問題なく作成できると思いますので、頑張ってみてくださいね。